SHAH ALAM: Pembangunan Sistem Pengurusan Dokumen Digital (DDMS) 3.0 akan dilaksanakan secara dalaman melalui kerjasama strategik antara beberapa jabatan kerajaan sebagai langkah penjimatan kos.
Ketua Setiausaha Negara (KSN) Tan Sri Shamsul Azri Abu Bakar berkata arahan itu akan dilaksanakan menerusi kerjasama strategik Arkib Negara Malaysia (ANM), Jabatan Digital Negara (JDN), GovTech dan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO).
“ANM akan memastikan prinsip pengurusan rekod diterapkan dalam reka bentuk sistem, sementara JDN dan GovTech menyediakan kepimpinan teknikal dalam seni bina sistem.
“CGSO pula akan memastikan aspek keselamatan maklumat, kawalan capaian dan perlindungan rekod terperingkat. Matlamatnya adalah agar DDMS 3.0 menjadi ekosistem rekod kerajaan yang lebih pintar, bersepadu, selamat dan berdaya tahan,” katanya.
Beliau berkata demikian dalam ucapan perasmian Konvensyen Pengurusan Rekod Sektor Awam Tahun 2026 yang turut dihadiri Ketua Setiausaha Kementerian Perpaduan Negara Datuk Haslina Abdul Hamid di Pusat Konvensyen Majlis Bandaraya Shah Alam (MBSA) di sini pada Khamis.
Shamsul Azri berkata pembangunan DDMS 3.0 akan mengguna pakai teknologi kecerdasan buatan (AI) memandangkan data raya kerajaan hanya boleh menjadi aset strategik apabila berasaskan rekod yang lengkap, tepat dan boleh dipercayai.
Dalam pada itu, beliau berkata catatan rekod adalah bukti amanah bagi setiap keputusan kerajaan, perbelanjaan awam dan tindakan yang menyentuh kepentingan rakyat untuk dicatat, dipelihara serta dirujuk semula.
“Rekod yang hilang, dimusnahkan atau disembunyikan tidak akan dapat melindungi hak rakyat dan tidak dapat mempertanggungjawabkan tindakan. Rekod hanya benar-benar bernilai apabila ia sahih, terpelihara dan boleh diakses,” katanya.
Sehubungan dengan itu, beliau berkata di bawah Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) dengan jelas menetapkan bahawa rekod awam tidak boleh dimusnahkan tanpa kebenaran bertulis Ketua Pengarah ANM.
“Justeru, saya menyeru semua ketua jabatan dan pegawai rekod supaya memberikan perhatian serius kepada pengurusan rekod. Dapatkan nasihat daripada ANM apabila terdapat keraguan tentang penyimpanan, pelupusan atau pembinaan rekod,” katanya.
Dalam pada itu, beliau turut menyeru masyarakat yang mempunyai rekod dengan nilai sejarah supaya menyumbangkan rekod itu kepada ANM agar dapat dipelihara, didigitalkan dan diwarisi oleh generasi akan datang.
“Kita juga perlu berusaha mengenal pasti dan mendapatkan rekod berkaitan sejarah serta pentadbiran negara yang berada di arkib perpustakaan muzium atau institusi di luar negara,” katanya.
Pada majlis perasmian itu, Shamsul Azri turut melancarkan Manual Penggunaan Klasifikasi Fail Urusan Am Sektor Awam 2026 dan Garis Panduan Penggunaan Tandatangan Digital dalam DDMS bagi memperkukuh pelaksanaan pengurusan rekod digital di sektor awam.
Pelancaran kedua-dua dokumen itu mencerminkan usaha berterusan kerajaan bagi menyeragamkan amalan pengurusan rekod serta memperkukuh pelaksanaan urusan rasmi secara digital yang lebih sistematik, selamat dan berintegriti.
-- BERNAMA
