Adaptasi strategi pengurusan kejat oleh universiti dalam menelusuri pandemik

Seperti organisasi lain, universiti telah melaksanakan perubahan segera berdasarkan keadaan semasa supaya penyampaian perkhidmatan dapat diteruskan.

Antara perubahan tersebut adalah dengan mengadaptasi strategi Pengurusan Kejat sebagai langkah proaktif menghadapi pandemik ini. Secara amnya, pengurusan kejat atau lean management bermaksud satu pendekatan untuk menjalankan sesebuah organisasi yang menyokong konsep penambahabaikan berterusan bagi perkhidmatan atau proses yang memerlukan ‘tambahan’ peningkatan dari masa ke masa untuk meningkatkan kecekapan dan kualiti.

Manakala "lean" adalah perkataan dalam bahasa Inggeris yang membawa maksud bersandar. Lean menunjukkan bahawa setiap proses adalah bersandaran antara satu sama lain.

Sebagai contoh proses pengambilan pelajar yang mana surat tawaran dapat dikeluarkan dalam tempoh yang lebih singkat dan berbentuk digital.

Krisis Pandemik dan Universiti

Secara khusus, universiti telah melaksanakan pelbagai tindakan pencegahan dalam memelihara kesihatan kakitangan dan pada masa yang sama tidak mengganggu operasi institusi.

Universiti di Malaysia telah membuat penyesuaian sistem bekerja dari rumah bagi perkhidmatan tidak kritikal.

Pengurusan universiti telah menyesuaikan polisi dalaman bagi mengurangkan pendedahan sosial, melakukan pengagihan semula peralihan kerja serta mengubah suai semula sistem kerja secara jarak jauh.

Kebanyakan universiti perlu bertindak pantas untuk menyusun semula proses dan perkhidmatan mereka dalam membuat penyesuaian terhadap impak pandemik.

Kakitangan universiti disarankan menjauhkan diri daripada risiko jangkitan, melakukan aktiviti dari rumah dan minimum interaksi secara fizikal. Pengambilan vaksin juga ditekankan.

Senario kerja baharu ini telah disokong dengan perubahan polisi, sistem kerja, adaptasi platform teknologi maklumat dan komunikasi dalaman yang berkesan.

Institusi yang melaksanakan perkhidmatan lean menunjukkan momentum peningkatan berterusan menerusi pengekalan budaya kerja berteraskan penyelesaian masalah dan penyampaian perkhidmatan berorientasi mendahulukan pelanggan.

Secara paradoks, tahap proses penyeragaman yang tinggi yang didorong oleh pelaksanaan lean dalam proses institusi menghasilkan sistem kerja yang lebih anjal, pantas dan berdaya saing dalam menghadapi perubahan persekitaran krisis.

Kajian empirikal oleh Dabhilkar dan Ahlstr (2013, 2013), Hadid dan Mansouri (2014), Hadid et al. (2016) dan Tortorella et al. (2017) menunjukkan kejayaan pelaksanaan lean amat bergantung kepada faktor sosial dan teknikal institusi.

Selain itu, secara visual, pengurusan kejat boleh digambarkan sebagai sebuah rekabentuk pengurusan yang kurus atau ramping.

Berdasarkan kepada analisa tinjauan ke atas 180 sorotan literatur (tahun 2010-2019) oleh Nancy Bouranta & Jiju Antony (2021) didapati sebelas tema utama terbentuk yang memperlihatkan aspek sumber manusia dalam pengurusan kejat iaitu latihan, kepimpinan, budaya, penyertaan, peranan jabatan sumber manusia, komitmen, kerja berpasukan, komunikasi, rekabentuk pekerjaan, kesan terhadap pekerja dan ketahanan terhadap perubahan.

Pengurusan Kejat dan Universiti

Pengurusan kejat yang berkesan boleh mengubah bukan sahaja amalan dan sistem yang diguna pakai oleh universiti, tetapi juga mendorong kepada budaya kerja baharu yang mempengaruhi tingkah laku dan prestasi kerja individu.

Kehadiran pandemik COVID-19 menyebabkan universiti harus menyusun semula perkhidmatan mereka.

Terdapat empat langkah dicadangkan dalam pembangunan universiti dalam menghadapi krisis.

Pertamanya dengan membangunkan gaya kepemimpinan yang lebih tangkas dan teragih.

Kedua, memfokuskan kepada peningkatan penyelidikan proses mikro yang mempromosikan kreativiti, inovasi dan pengkhususan kerja.

Ketiganya, pendekatan alternatif ke arah strategik dan penilaian institusi.

Keempat adalah penggunaan amalan organisasi berskala besar di universiti.

Peranan Pengurusan

Pengurusan universiti harus sentiasa sedar bahawa dengan melaksanakan lean, perubahan organisasi tidak dapat dielakkan kerana pada akhirnya akan membawa kepada peningkatan keberhasilan secara keseluruhan.

Oleh itu, pengurusan universiti pada setiap peringkat harus memberikan komitmen yang bersepadu.

Ini kerana pihak pengurusan yang mendorong idea, pendapat dan kesediaan untuk menerima perubahan lebih cenderung berjaya dalam pelaksanaan lean.

Komunikasi dalaman yang berkesan oleh pengurusan dapat meminimumkan impak keengganan untuk berubah ke arah penambahbaikan institusi.

Ini kerana kebanyakan kakitangan universiti mempunyai latar belakang berpendidikan tinggi yang mendorong kepada halangan oleh pegangan ideologi tersendiri dan prinsip individu yang kuat dalam diri mereka.

Peranan Pembangunan Sumber Manusia

Pembangunan sumber manusia dikenal pasti sebagai salah satu faktor penting dalam melaksanakan lean.

Walaupun pihak pengurusan berperanan dalam menentukan arah tuju organisasi, kakitangan sebagai teras organisasi juga penting dalam melaksanakan tugas dan menentukan prestasi organisasi.

Oleh itu pembangunan bakat berteraskan kompetensi harus dibangunkan bagi memastikan kakitangan kekal berdaya saing dan relevan untuk memastikan kelangsungan institusi dalam persaingan global.

Keutamaan Proses Dalaman Institusi

Di universiti, terdapat banyak operasi dalaman seperti pengurusan sumber manusia, akademik, pelajar, pembangunan, penyelidikan, alumni dan jaringan industri.

Berdasarkan sumber dalaman yang terhad, maka amalan lean dapat membantu membuat saringan dan penyelarasan dengan pelan strategik universiti.

Pemeriksaan dan pemantauan secara berkala aktiviti yang dipilih mesti dilakukan untuk memastikan projek berada di landasan dan mencapai keberhasilan yang ditetapkan.

Budaya Kerja Institusi

Lean adalah proses perubahan, di mana juga mengubah kepercayaan, norma, nilai dan tingkah laku kakitangan dalam organisasi untuk mencapai peningkatan.

Oleh itu, pelaksanaan lean pasti memerlukan perubahan budaya untuk memastikan universiti bergerak daripada tahap semasa ke tahap yang diinginkan.

Untuk menjayakan pelaksanaan lean di universiti, pengurusan pada setiap peringkat mesti sentiasa mendorong kakitangan bawahan menerusi keterlibatan kerja, menerokai pengetahuan baharu dan menggalakkan perkongsian pengetahuan tasit dan emplisit yang akan menghasilkan pengetahuan eksplisit institusi.

Kesimpulan

Secara kesimpulannya strategi adaptasi pengurusan kejat oleh universiti telah menjimatkan sumber manusia dan kos dalam beberapa perkara.

Antara tiga contoh jelas adalah seperti pengambilan kakitangan universiti, proses menandatangani MOA/MOU yang menjimatkan serta penawaran latihan secara maya yang tidak memerlukan kos penginapan dan pembiayaan tempat latihan.

Universiti perlu mengambil tindakan sewajarnya agar krisis ini dapat ditangani dengan pendekatan yang lebih baik.

Krisis ini merungkai sisi pandangan dengan melihat masalah atau cabaran yang membuka ruang kepada pelbagai penerokaan ilmu baharu yang kadang kala melangkaui batas pemikiran kebiasaan manusia.

Sejauh mana universiti berjaya mendepani situasi ini dengan berhemah bergantung kepada penerimaan pemegang taruhnya.

Ia memerlukan tumpuan dan sokongan setiap pihak berkepentingan, selari dengan polisi serta tadbir urus baik dan berkesan.

Peranan asas universiti perlu dikekalkan. Bagaimanapun, universiti mesti lebih terbuka dalam memenuhi keperluan dan menangani cabaran baharu.