Banjir yang melanda beberapa negeri di Pantai Timur pada akhir 2014 mengakibatkan banyak kerosakan aset dan dokumen penting pejabat dan agensi kerajaan termasuk rekod pesakit di hospital dan klinik.
Pemilik harta persendirian terpaksa menghadapi masa sukar membersihkan premis dan membuang sampah sarap akibat banjir di samping menyelamatkan saki baki barang yang ada, sebaliknya agensi kerajaan pula bertindak menggantikan aset-aset yang rosak kepada yang baru.
Namun bagaimana pula nasib dokumen dan rekod penting yang rosak ditenggelami air?
USAHA MENYELAMAT
Menyedari berlakunya kerosakan besar ke atas dokumen dan rekod di jabatan kerajaan, sebuah pasukan khas ditubuhkan iaitu 'Pasukan Bantuan Pemulihan Rekod Agensi dan Jabatan (PBPRAJ) untuk menjalankan misi menyelamat dan memulihara dokumen dan rekod milik kerajaan.
Pasukan ini dibahagikan kepada dua kumpulan kecil mengikut jajahan yang ditugaskan. Ia menjalankan tugas itu mulai 11-17 Jan melibatkan lawatan ke 22 agensi dan jabatan kerajaan di tujuh jajahan iaitu Kota Bharu, Tumpat, Pasir Mas, Tanah Merah, Jeli, Kuala Krai dan Gua Musang.
Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia (ANM), Azemi Abdul Aziz memberitahu Bernama, pengurusan dokumen dan rekod kerajaan akibat bencana adalah satu daripada bidang tugas ANM.
ANM memang mempunyai satu bahagian khas yang menjalankan tugasan ini.
Cuma untuk situasi di Kelantan kemusnahan teramat teruk dan meluas hingga perlu ditubuhkan pasukan khas untuk melancarkan kerja.
Misi utama pasukan ini ialah mendapatkan dan mengenal pasti dokumen dan rekod yang boleh diselamatkan.
Bagi yang tidak dapat diselamatkan, penilaian terperinci dilaksanakan sebelum dilaksanakan proses pelupusan.
SELAMATKAN DOKUMEN SENSITIF
Menurut Azemi, apa yang paling penting bagi ANM ialah menyelamatkan dokumen-dokumen yang sensitif dan kritikal.
Untuk dokumen yang terpaksa dimusnahkan, ia perlu dipastikan tidak mengganggu fungsi pejabat yang memiliki dokumen itu.
"Kita bersyukur sebab dokumen yang melibatkan orang awam di tiga pejabat penting berjaya dipulihara.
Jika ia musnah, tiada cara untuk kita dapatkannya semula kerana satu-satunya salinan dokumen-dokumen ini tersimpan di pejabat-pejabat yang berkenaan," tambah Azemi.
Pejabat-pejabat yang dimaksudkan ialah Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) di Tanah Merah, Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Krai (PPDKK) dan Mahkamah Mejistret Tanah Merah.
Di JPN, fail-fail dari tahun 1982 merangkumi 10 fail daftar lewat kad pengenalan, 10 fail anak angkat berjaya dipulihara.
Di PPDKK, fail-fail peribadi pelajar dan lebih 1,000 buku kenyataan perkhidmatan berjaya diselamatkan. Manakala di Mahkamah Mejistret Tanah Merah, catatan mahkamah sejak tahun 1980 telah dipulihara.
TEKNIK PENGERINGAN
Ketua PBPRAJ, Mohd Nasser Malim menjelaskan beberapa teknik yang digunakan untuk memulihara dokumen.
Dokumen yang dikenalpasti boleh diselamatkan, dibersihkan melalui tiga proses iaitu pembersihan, pengeringan dan penyusunan semula.
Dalam proses pemulihan, tiga bekas air bersih digunakan. Bekas pertama untuk membersihkan lumpur tebal. Air yang kotor dibuang dan diganti air bersih.
Proses ini diulang sebanyak tiga kali atau hingga dokumen dipastikan bersih.
Span lembut digunakan untuk menggosok permukaan yang kotor dan spatula digunakan untuk membuka dan mengasingkan helaian-helaian kertas.
"Kalau guna jari, kertas boleh koyak. Guna spatula pun kena hati-hati dan banyak bersabar. Masa menggosok juga kena betul-betul lembut untuk elakkan kertas koyak," jelas Nasser.
Proses pengeringan dilaksana menggunakan dua teknik. Teknik pertama ialah menyusun di atas lantai. Teknik ini sesuai digunakan untuk bahan-bahan berjilid seperti buku.
"Setiap helaian muka surat kami lapik dengan kertas surat khabar untuk mempercepat proses pengeringan dan mengelak permukaan kertas daripada melekat. Penggunaan surat khabar amat efisyen kerana ia mudah didapati dan murah," kata Nasser.
Walaupun nampak mudah, teknik ini mendapat perhatian agensi pemulihara dokumen di Korea yang sudahpun menyatakan keinginan mempelajari teknik ini dengan ANM.
Teknik pengeringan kedua ialah dengan menggantung di ampaian yang dibuat daripada benang atau tali rafia.
"Kesilapan yang biasa dibuat orang ialah mengeringkan dokumen di bawah cahaya matahari. Ia akan menjadikan kertas merangup dan mencacatkan kualiti dokumen.
Cara yang betul ialah menganginkannya dalam ruang berbumbung," komen Nasser.
Tambah Nasser, apa yang penting, setiap dokumen yang dikeringkan mesti disusun mengikut aturan mukasurat sedia ada untuk memudahkan proses ketiga iaitu penyusunan semula dokumen mengikut susunan asal.
PELUPUSAN MENGIKUT PROSEDUR
Azemi kemudian memberitahu bahawa dokumen-dokumen yang tidak dapat diselamatkan akan diberi kebenaran untuk dilupuskan selepas proses-proses tertentu dilaksanakan.
Pejabat pemilik dokumen perlu membuat permohonan khas pelupusan kepada ANM.
Hanya selepas diperiksa dan disahkan, ia layak untuk dilupuskan.
Azemi turut berpesan agar mana-mana badan kerajaan untuk menilai semula sistem penyimpanan dokumen agar selamat bila berlaku bencana alam.
Bagi pihak yang mempunyai masalah dengan penyimpanan dokumen dan rekod, bolehlah menghubungi ANM untuk mendapatkan bantuan.
"Pejabat-pejabat yang terdedah risiko bencana alam seperti banjir, ANM boleh bantu membuat penilaian rekod-rekod yang untuk tujuan pelupusan.
"Untuk pejabat yang memang tak ada tempat selamat untuk simpan bahan-bahan penting, kita di ANM pun boleh tolong simpankan, jika perlu," tambah Azemi.
Bernama
Wed Feb 25 2015
Misi Arkib Negara selamatkan dokumen kerajaan - Gambar fail
Amalan pemakanan tidak sihat, kurang aktiviti fizikal punca utama obesiti - Dr Dzulkefly
Amalan pemakanan yang tidak sihat dan kurang aktiviti fizikal merupakan komponen utama yang menyumbang kepada masalah obesiti, kata Menteri Kesihatan Datuk Seri Dr Dzulkefly Ahmad.
Tingkat jumlah pelajar antarabangsa: KPT rangka langkah permudah prosedur imigresen
Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) sedang merangka langkah untuk mempermudahkan prosedur imigresen dalam usaha meningkatkan bilangan pelajar antarabangsa ke Malaysia.
Malaysia manfaatkan sepenuhnya FTA, jana FOB bernilai RM41.03 bilion pada suku pertama 2024 - MITI
Malaysia memanfaatkan sepenuhnya perjanjian perdagangan bebas (FTA) yang dimeterai dengan ekonomi luar dan berjaya menjana percuma atas kapal (FOB) sebanyak RM41.03 bilion pada suku pertama tahun ini.
Debut Sukan Olimpik 'langkah besar' dalam karier Nurul Izzah Izzati
Bintang muda berbasikal trek negara Nurul Izzah Izzati Mohd Asri menyifatkan penampilan sulungnya pada Sukan Olimpik 2024 di Paris sebagai 'langkah besar' dalam kariernya.
Raja Salman jalani pemeriksaan kesihatan di Hospital Jeddah
Pemeriksaan itu yang diadakan pada Rabu (24 April), dijangka berlangsung beberapa jam.
Dua maut kereta terbabas dan terbalik di Kuala Krai
Kedua-dua mangsa tidak sedarkan diri dan mangsa tersepit berjaya dibawa keluar dari kereta pada jam 4.11 petang.
Penganjuran Hari Perpaduan di sekolah bantu tingkat persefahaman antara kaum - Saraswathy
Penganjuran Hari Perpaduan di sekolah menjadi platform terbaik untuk meningkatkan semangat perpaduan dalam kalangan pelajar sekolah, kata Timbalan Menteri Perpaduan Negara K. Saraswathy.
MITI: RM58.91 juta diagihkan kepada PKS pada suku pertama bagi automasi dan pemodenan
Jumlah peruntukan bagi pinjaman mudah itu ialah RM150 juta untuk 30 syarikat dalam sektor pembuatan dan perkhidmatan berkaitan pembuatan.
2,214 stesen pengecas EV dipasang, MITI kekal sasaran 10,000 menjelang 2025
Ia sebahagian komitmen MITI untuk membangunkan infrastruktur pengecasan EV dan mencapai sasaran 10,000 titik pengecasan menjelang 2025.
Harimau Muda kurang 'kerja rumah' hadapi Piala Asia B-23 2024 - Penganalisis
Menerusi pemerhatian di laman media sosial, timbul cakap-cakap netizen yang lebih terarah kepada perjalanan kesemua pemain negara kendalian Juan Torres Garrido ke Qatar sekadar 'makan angin'.
Misi Arkib Negara selamatkan dokumen kerajaan
Banjir yang melanda beberapa negeri di Pantai Timur pada akhir 2014 mengakibatkan banyak kerosakan aset dan dokumen penting pejabat dan agensi kerajaan termasuk rekod pesakit di hospital dan klinik.