Ketua jabatan perlu pastikan urusan rasmi menggunakan bahasa Melayu - KPPA

Perkara itu dinyatakan dalam Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (MyPPSM), Ceraian PO.1.1.1: Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Melayu Dalam Perkhidmatan Awam yang disertakan bersama surat edaran bertarikh 9 Ogos 2022 ditandatangani Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (KPPA) Datuk Seri Mohd Shafiq Abdullah.

Pekeliling itu menyatakan persediaan serta tindakan proaktif seperti menyediakan kemudahan, perkhidmatan penterjemahan dan peruntukan kewangan hendaklah diambil sewajarnya bagi memastikan arahan penggunaan bahasa Melayu sepenuhnya dapat dilaksanakan. "Ketua jabatan juga perlu memastikan semua warga jabatan mempunyai tahap penguasaan dan penggunaan bahasa Melayu yang baik dari segi aspek lisan dan bukan lisan.

"Pemantauan, penilaian dan pengauditan secara berkala wajar dilaksanakan mengikut keperluan dengan merujuk kepada agensi atau badan profesional yang sesuai," demikian menurut ceraian yang berkuat kuasa mulai tarikh surat edaran itu dikeluarkan.

Surat edaran itu turut diedarkan kepada semua perkhidmatan awam negeri, pihak berkuasa berkanun dan pihak berkuasa tempatan.

Menurut ceraian itu, ketua jabatan di agensi kerajaan bersama-sama pegawai hendaklah memastikan penggunaan bahasa Melayu dengan baik dalam urusan rasmi, surat rasmi dan dokumen perjanjian bagi urusan dalam dan luar negara.

Antara panduan penggunaan bahasa Melayu yang dinyatakan adalah surat-menyurat rasmi dalam dan luar negara oleh agensi kerajaan sama ada menghantar atau membalas hendaklah menggunakan bahasa Melayu sepenuhnya.

"(Surat-menyurat rasmi itu) kemudiannya dilampirkan dengan terjemahan dalam bahasa Inggeris sekiranya tiada kepakaran dalam bahasa ibunda negara berkenaan," menurut ceraian itu.

Semua pegawai awam juga hendaklah menggunakan bahasa Melayu dengan baik dalam semua urusan rasmi sama ada secara lisan atau bukan lisan serta sentiasa meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam bahasa Melayu.

"Latihan dan pembangunan kompetensi boleh diperoleh dari agensi atau badan profesional yang bersesuaian berdasarkan keperluan jabatan dan pegawai," menurut ceraian itu.

Bagaimanapun, penggunaan bahasa Inggeris masih boleh digunakan dalam keadaan tertentu atas keperluan perundangan dan juga dalam sebarang urusan yang boleh menjejaskan kelancaran penyampaian perkhidmatan.