Operasi dan transaksi perniagaan semestinya perlu diteruskan demi menjaga kelangsungan perniagaan yang telah diusahakan sekian lama.
Dalam melaksanakan pelbagai aktiviti perniagaan, keperluan menyediakan dokumen dan surat cara berkaitan tentunya tidak dapat dielakkan yang mana memerlukan tandatangan diturunkan atas dokumen dan surat cara tersebut.
Bagaimanapun, sekiranya pemilik perniagaan mesti mematuhi standard operasi (SOP) yang ditetapkan, atau berusaha mengurangkan pertemuan fizikal bagi mengelakkan risiko COVID-19, ia menjadikan perjumpaan secara bersemuka sangatlah terhad.
Persoalan untuk mendapatkan tandatangan dakwat basah mula timbul dan keperluan penyempurnaan dokumen secara elektronik mula menjadi penting apabila perjumpaan bersemuka tidak dapat diadakan.
Bagaimanakah pemilik boleh menyempurnakan transaksi perniagaan secara elektronik dan mendapatkan tandatangan penandatangan secara elektronik juga? Apakah implikasi tandatangan elektronik tersebut?
Sering kali istilah tandatangan elektronik ini digunakan secara bertukar ganti dengan istilah tandatangan digital, sedangkan terdapat dua perundangan berbeza bagi kedua-dua istilah, iaitu Akta Tandatangan Digital 1997 dan Akta Perdagangan Elektronik 2006.
Akta Tandatangan Digital 1997 mengawal selia penggunaan tandatangan digital di Malaysia untuk menjamin keselamatan transaksi elektronik selain mengesahkan penggunaan tandatangan digital melalui perakuan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pemerakuan berlesen.
Bawah Akta 1997 ini dan Peraturan-peraturan Tandatangan Digital 1998, fungsi utama pihak berkuasa pemerakuan adalah mengeluarkan sijil perakuan kepada pelanggan yang memohon.
Pihak berkuasa pemerakuan tersebut adalah pemegang lesen di bawah Akta 1997 yang terdiri daripada empat syarikat iaitu Post Digicert Sdn. Bhd., MSC Trustgate.com Sdn. Bhd., Telekom Applied Business Sdn. Bhd. dan Raffcomm Technologies Sdn. Bhd.
Semua aktiviti pihak berkuasa pemerakuan berlesen ini diselia oleh Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia (MCMC).
Akta Tandatangan Digital 1997 mendefinisikan tandatangan digital sebagai penjelmaan sesuatu mesej menggunakan sistem kripto tidak simetri.
Seseorang yang mempunyai mesej awal itu dan kunci awam penandatangan boleh menentukan dengan tepat sama ada penjelmaan itu telah dihasilkan dengan menggunakan kunci persendirian berpadanan dengan kunci awam penandatangan itu dan sama ada mesej itu telah diubah sejak penjelmaan itu dibuat.
Tandatangan digital yang digunakan sebagai suatu tandatangan dalam urusniaga perdagangan adalah di bawah kawalan akta ini.
Tandatangan elektronik di bawah Akta Perdagangan Elektronik 2006 pula bererti, apa-apa huruf, aksara, nombor, bunyi atau apa-apa simbol lain atau apa-apa gabungan yang dicipta dalam bentuk elektronik yang diterima pakai oleh seseorang sebagai suatu tandatangan.
Akta menetapkan jika dokumen adalah dalam bentuk mesej elektronik, maka tandatangan itu hendaklah tandatangan elektronik yang dilampirkan kepada mesej elektronik itu, selain dapat mengenal pasti orang itu dan boleh dipercayai sewajarnya.
Jadi, tandatangan elektronik yang boleh dipercayai bermaksud jika cara tandatangan itu dihasilkan adalah di bawah kawalan orang itu sahaja dan sebarang perubahan kepada tandatangan elektronik atau dokumen itu boleh dikesan selepas masa penandatanganan. Begitu juga syarat bagi tandatangan saksi pada dokumen dan surat cara.
Pengertian terperinci definisi tandatangan elektronik ini pernah dibincang dalam satu kes mahkamah tahun 2014 (Yam Kong Seng & Anor lwn Yee Weng Kai) di mana Mahkamah Persekutuan telah memutuskan bahawa keperluan undang-undang bagi tandatangan elektronik di bawah seksyen 9, Akta Perdagangan Elektronik 2006, telah dipenuhi dalam bentuk khidmat pesanan ringkas (SMS), yang mana penghantarnya boleh dikenal pasti, iaitu tuan punya berdaftar bagi nombor telefon dari mana pesanan itu dihantar.
Selanjutnya keputusan mahkamah menetapkan bahawa tandatangan tidak perlu bertulis dan memadai sekiranya terdapat apa-apa tanda yang boleh diguna untuk mengenal pasti tindakan pihak penandatangan atau ciri lain tersendiri yang ada pada penandatangan tersebut.
Adalah penting bagi pemilik perniagan untuk mengetahui bahawa tandatangan elektronik terpakai kepada semua transaksi komersial tetapi tidak bagi transaksi atau dokumen surat wakil kuasa, pembentukan wasiat dan kodisil, amanah serta surat cara boleh niaga.
Selanjutnya, penyampaian, penghantaran atau penyerahan dokumen juga boleh dibuat melalui cara elektronik dengan syarat mesti ada sistem memproses maklumat yang mengenal pasti asal usul, destinasi, masa dan tarikh penyampaian, penghantaran atau penyerahan, termasuk juga pengakuterimaan dokumen tersebut.
Bagaimanapun, cara elektronik ini tidak boleh digunakan bagi penyampaian notis ingkar, notis tuntutan, notis tunjuk sebab, notis pemilikan semula atau notis yang dikehendaki disampaikan sebelum prosiding undang-undang dimulakan.
Beralih kepada kesan tandatangan digital dan tandatangan elektronik dalam urusan perniagaan, adakah kemudahan penggunaan tandatangan elektronik ini mempunyai risiko yang boleh dipertikai kesahannya?
Menurut Akta Tandatangan Digital 1997, dokumen yang ditandatangani dengan tandatangan digital hendaklah mengikat di sisi undang-undang seperti ditandatangani dengan tulisan tangan, cap ibu jari yang ditambah atau sebarang tanda lain.
Akta Perdagangan Elektronik 2006 pula memperuntukkan kesahan tandatangan elektronik memerlukan kerelaan semua pihak yang berurus niaga untuk bersetuju menggunakan medium elektronik dalam transaksi perniagaan mereka.
Akta tersebut tidak menjadikan mandatori bagi seseorang untuk menggunakan, memberi atau menerima apa-apa mesej elektronik dalam mana-mana urusniaga perdagangan.
Walaupun berbeza, jika dilihat kesan penggunaan tandatangan digital dan tandatangan elektronik dalam urusan perniagaan, kedua-dua tandatangan itu adalah sah jika keperluan undang-undang di bawah perundangan berkuatkuasa dapat dipenuhi sewajarnya.
Sudah tentu pengetahuan tentang penggunaan tandatangan yang mana, bagi jenis transaksi apa, adalah sangat penting bagi pemilik perniagaan supaya kesahan dokumen atau surat cara yang dimeterai tidak dipertikai di kemudian hari.
* Penulis ialah Profesor Madya di Sekolah Perniagaan dan Ekonomi (SPE), Universiti Putra Malaysia
** Kenyataan di dalam artikel ini adalah pandangan peribadi penulis dan tidak semestinya mencerminkan pandangan Astro AWANI.
